Como o protocolo anda
Depois que o pedido entra pela Recepção, o protocolo percorre os setores do cartório até ser entregue ao cliente o que são colunas, status e andamentos, em que ordem os setores aparecem para cada tipo de pedido, como funciona a exigência com reentrada e o que acontece quando o prazo da prenotação vence.
Encaminhar o protocolo
Toda vez que o protocolo muda de setor, isso passa pela janela Executar Andamento. Ela abre sozinha quando você conclui uma etapa, quando a Recepção gera o protocolo e quando você usa os botões do Atendimento (Reentrada, por exemplo). Também pode ser aberta por Andamento Alternativo, para mandar o protocolo a qualquer setor. Esta página explica a janela e os elementos que se repetem em todas as telas de etapa.
Digitalização
A tela Digitalização é onde o cartório anexa ao protocolo as imagens do título apresentado (escritura, formal de partilha, mandado etc.). As imagens vêm do scanner da sua estação ou de arquivos PDF. Quando as imagens estão no protocolo, você encaminha o protocolo para o próximo setor do fluxo, que normalmente é a Verificação.
Verificação de prenotado
A tela Verificação de prenotado é onde a verificadora qualifica o título prenotado comum (compra e venda, hipoteca, averbações...) e os pedidos de indisponibilidade. Em dois passos, ela confere os livros atingidos pelo título, marca cada um como apto ou inapto, cadastra os atos a praticar com o DAJE de cada ato, gera a nota devolutiva (nota de exigência ou de devolução) e encaminha o protocolo.
Verificação (Exame e Cálculo, Monitoramento e outras)
Esta tela de Verificação atende os protocolos das categorias que não têm tela própria: Exame e Cálculo, Monitoramento, Usucapião e as demais que o cartório cadastrar. Nela a verificadora confere os livros atingidos pelo título, marca cada um como apto ou inapto, cadastra os atos a praticar, gera a nota e conclui. Ao concluir, é a própria tela que decide para onde o protocolo vai, conforme a categoria e o resultado.
Contraditório
O Contraditório é o setor que fica entre a Verificação e o Registro. Nele a escrevente confere e completa as partes do título (quem participa, com qual papel, documentos, cônjuge e vides) e os livros e imóveis do protocolo: endereço de cada imóvel, número das matrículas que serão abertas, livros anteriores e os negócios (atos) de cada matrícula. Com tudo conferido, o protocolo chega ao Registro pronto para a lavratura dos atos.
Registro
A tela Registro é onde a escrevente pratica, um por vez, cada ato do título prenotado consumo dos selos do TJBA, impressão da Certidão-Talão e envio do teor. Só depois disso ele sai para a Assinatura.
Ofício
O cartório recebe ofícios de juízes e órgãos públicos pedindo informação ou providência sobre matrículas. A tela Ofício é onde a escrevente analisa esse pedido e prepara a resposta: informa quais livros (matrículas, transcrições, Registro Auxiliar) o ofício envolve, consulta as imagens digitalizadas, marca a resposta como Apto ou Inapto e gera o texto do ofício-resposta a partir de um modelo. Ao concluir, o protocolo segue para a Assinatura.
Intimação
A tela Intimação é a etapa de Verificação dos protocolos da categoria Intimação. No Registro de Imóveis, ela é usada principalmente para preparar a intimação do devedor fiduciante para purgar a mora na alienação fiduciária, o passo que antecede a consolidação da propriedade em nome do credor. Em geral, a mesma tela também atende outros procedimentos extrajudiciais que dependem de intimar ou notificar alguém (usucapião, adjudicação compulsória, notificações), conforme os modelos de texto que o cartório cadastrou.
Busca
A tela Busca é onde a escrevente responde a um pedido de busca. Ela pesquisa no acervo os imóveis de uma pessoa (pelo nome, CPF ou CNPJ) ou os imóveis de um endereço, marca o que encontrou e emite o documento de resposta: Certidão Positiva (há imóveis), Certidão Negativa (nada foi encontrado), Termo de Busca ou Nota de Esclarecimento (faltam dados para fazer a busca). O documento é selado no TJBA, o teor é enviado e o protocolo segue para a Assinatura.
Certidão digitada
A tela Certidão Digitada serve para emitir uma certidão (de inteiro teor, de ônus e outras que o cartório cadastra) digitando ou colando o texto do livro, com a imagem digitalizada da matrícula ao lado para conferência. Depois você escolhe o carimbo, sela no TJBA, envia o teor e encaminha o protocolo para a Assinatura.
Certidão por imagem (digitalizada)
A tela Certidão Digitalizada emite a certidão a partir das imagens digitalizadas do livro (matrícula, transcrição ou documento arquivado), sem redigitar o texto. Você confere as imagens, acrescenta a página final com o carimbo, cobre espaços em branco quando precisar, sela no TJBA, envia o teor e encaminha o protocolo para a Assinatura.