Ofício

O cartório recebe ofícios de juízes e órgãos públicos pedindo informação ou providência sobre matrículas. A tela Ofício é onde a escrevente analisa esse pedido e prepara a resposta: informa quais livros (matrículas, transcrições, Registro Auxiliar) o ofício envolve, consulta as imagens digitalizadas, marca a resposta como Apto ou Inapto e gera o texto do ofício-resposta a partir de um modelo. Ao concluir, o protocolo segue para a Assinatura.

Para os protocolos da categoria Ofício, esta tela ocupa o lugar da Verificação. Para abrir:

1. No Painel de Tarefas, vá até a coluna Verificação.
2. Clique no cartão do protocolo da categoria Ofício.
3. Na janela do protocolo, clique em EXECUTAR.

A tela abre com o número do protocolo e o nome do setor no título (ex.: "Protocolo Nº 000123: Verificação") e dois passos no topo: Análise e Resposta.

Veja também os casos de teste desta tela.

Quem pode usar

O botão EXECUTAR aparece para as usuárias do setor Verificação (ou administradoras). A impressão de imagens de matrícula com marca d'água é oferecida só às administradoras.

Antes de começar

• O protocolo precisa ser da categoria Ofício e estar na etapa Verificação.
• O cartório precisa ter modelos de texto de prenotação cadastrados para o tipo Ofício: são eles que aparecem no campo Modelo do passo Resposta.
• A categoria Ofício precisa ter um fluxo configurado (em Fluxos de Protocolos). Sem fluxo, a tela avisa "Fluxo não configurado, por favor informar ao T.I".
• Para consultar imagens, as matrículas precisam estar digitalizadas.
• O envio de e-mail só aparece se o cartório permite envio de e-mail e notificação de nota devolutiva nas configurações.

Rodapé e menu da tela

• Voltar: no passo Resposta, volta para a Análise. Na Análise, volta ao Painel de Tarefas e reabre a janela do protocolo.
• Enviar e-mail (caixa de marcação): com ela marcada, o Concluir abre a janela de e-mail antes de encerrar. Veja Enviar a resposta por e-mail.
• Avançar (na Análise) e Concluir (na Resposta).
• Sino de Lembretes e menu de três pontos (Ver Detalhes e Andamento Alternativo): funcionam como em todas as telas de etapa. O Andamento Alternativo abre já com o andamento Encaminhado Para sugerido. Veja Encaminhar o protocolo.

Protocolo expirado ou cancelado

Se o protocolo está Expirado sem selo ou sem envio de teor, os botões Avançar e Concluir ficam travados, com o aviso "Por favor, consuma o selo deste protocolo" ou "Por favor, envie o teor deste protocolo". Se o protocolo está Cancelado, o clique só volta ao Painel de Tarefas, sem gravar nada.

Passo 1: Análise

Informar os livros

No quadro LIVROS:

1. Escolha o Tipo Livro (MAT para matrícula, TR para transcrição, RA para Registro Auxiliar, DA para documento arquivado).
2. Digite o Número (ex.: 12.345). Para transcrições, preencha também os complementos que existirem (C. Livro, C.L.Antigo, L.Antigo, F.L.Antigo, C.F.L.Antigo).
3. Clique em Adicionar (ou tecle Enter).

O sistema procura o livro no cartório e mostra os que encontrou para você escolher. Avisos possíveis:

• "Sequências Fora de Ordem": o livro tem atos com numeração fora de ordem. Confira antes de seguir.
• "Existem protocolos abertos utilizando o livro adicionado.", com os números desses protocolos.
• Matrícula ou Registro Auxiliar que não existe: "Livro não encontrado. Deseja Criar uma Matrícula?", com a observação de que a sequência será gerada no setor de Contraditório. Se você não confirmar, o livro não entra.
• Outros tipos que não existem: "Livro não encontrado na base de Dados". O livro não entra.

Se preferir localizar pelo endereço, use a lupa Buscar Livro por Endereço: busque o imóvel e o sistema adiciona a matrícula dele. Se o imóvel não tiver matrícula, aparece "Este imóvel não possui uma matrícula!".

Os livros adicionados aparecem na tabela do quadro LIVROS. Em cada linha:

• Remover Livro (lixeira): pede "Deseja realmente remover esse livro?". Confirmando, o livro sai do protocolo na hora, e o histórico registra "Removeu o livro ... no passo 1 da Verificação."
• Detalhar Livro (olho): carrega as imagens da matrícula no painel ao lado.

Consultar as imagens

O painel de imagens mostra a digitalização do livro escolhido. Você também pode informar o livro e o número e clicar em Buscar Imagem. Há zoom, paginação e impressão. Ao imprimir uma matrícula, administradoras veem a pergunta "Deseja imprimir com marca d´água?".

Enquanto houver arquivos sendo processados, o painel avisa "Existem arquivos com processamento em andamento" e mostra quantas imagens ainda estão em processamento. Use Recarregar imagens para atualizar.

Conferir os dados da prenotação

O quadro Dados da Prenotação mostra, só para leitura, o que veio do pedido: tipo, natureza, processo, vara, origem, outorgante e outorgado, remetente e destinatário do ofício.

Marcar a resposta: Apto ou Inapto

No quadro Resposta do Ofício, cada livro aparece com o número e o destinatário, e duas escolhas:

• Resposta: Apto ou Inapto. A mudança é gravada na hora, e o histórico registra "Mudou Status da Reposta para ... no passo 1 da verificação."
• Origem: Digital ou Físico (de onde veio o documento). É gravada ao clicar em Avançar e aparece no texto do ofício-resposta.

Motivo da devolução (resposta Inapta)

Quando a resposta é Inapto, aparece o campo Motivo de Devolução, com o aviso "A Nota de devolução deve ser gerada no passo seguinte." Escreva ali por que o pedido não pode ser atendido. O botão Salvar Texto grava o motivo (o histórico registra "Adicionando motivo devolução - Passo 1 - Setor de Verificação."), e Expandir / Diminuir aumentam ou reduzem a área de texto.

Esse motivo entra automaticamente no texto do ofício-resposta, no passo seguinte.

Seguir para a Resposta

Ao clicar em Avançar, o sistema confere:

• "Por favor, é necessário adicionar matrículas" e "Nenhum Livro Adicionado para prosseguir": não há nenhum livro na lista.
• "Por favor, preencha o texto de devolução para o titulo não apto": a resposta é Inapto e o motivo está vazio.
• "Detectamos mudanças no conteúdo do texto. O conteúdo será salvo se você prosseguir.": o motivo foi alterado e ainda não foi salvo. Confirmando, ele é gravado.

Depois disso, o sistema grava os livros e a origem, e o histórico registra "Confirmou resposta Apta" (ou "Inapta") "no passo 1".

Passo 2: Resposta

Aqui você gera o texto do ofício-resposta. Ele fica guardado como uma nota numerada do protocolo, com versões.

1. Confira a Data de Emissão (a data de hoje, só para leitura).
2. Escolha o Modelo. O texto do modelo aparece no editor, já com os dados preenchidos: nome, endereço e oficial do cartório, número da nota, número, tipo e data do protocolo, matrícula e descrição do imóvel, outorgante e outorgado, processo, vara, autor, réu, natureza, origem, remetente e destinatário, datas, nome de quem atendeu e, se a resposta foi Inapta, o motivo da devolução. O editor respeita o cabeçalho, o rodapé e as margens do modelo.
3. Ajuste o texto, se precisar.
4. Clique em Salvar Texto (veja abaixo).
5. Se quiser, clique em Imprimir Rascunho.
6. Clique em Concluir.

Salvar o texto

• Primeira vez: o sistema avisa "Será criada a primeira versão das notas deste protocolo". Confirmando, a nota é criada com número e aparece "Versão criada com sucesso". O histórico registra "Criação de Texto Nota de devolução (Resposta)."
• Já existe uma nota: o sistema pergunta "Você deseja editar a versão atual ou criar uma nova versão da nota?". NOVA VERSÃO guarda a anterior e cria outra; EDITAR VERSÃO atualiza a mesma ("Versão atualizado com sucesso"). O histórico registra "Atualização de Texto Nota de devolução (Resposta)."
• Se você trocou para um modelo de outro tipo: "Detectamos que já existe uma versão anterior com um tipo diferente da atual (...). Uma nova versão da nota será criada."
• Se o texto no editor está diferente da versão salva: "Detectamos mudanças no conteúdo do texto anterior. Por favor, salvar o novo conteúdo".

Ao reabrir o protocolo, o passo Resposta carrega a nota gravada neste protocolo, na versão que foi salva.

Imprimir

Imprimir Rascunho imprime o texto como está. Se a nota ainda não foi salva nenhuma vez, aparece "É necessário salvar a nota devolutiva antes de imprimir." O histórico registra "Impressão de Texto (Verificação)".

Concluir

Ao clicar em Concluir:

1. Se o editor está vazio, aparece "Por favor, preencha o texto para Ofício." e nada é gravado.
2. O sistema salva a nota (com as mesmas perguntas do Salvar Texto).
3. Aparece "Conclusão de Análise!" com o aviso "O protocolo de Ofício será encaminhado para o setor de Assinatura".
4. O protocolo vai para a coluna Assinatura, com status Ativo, e a tela volta ao Painel de Tarefas. O histórico registra "LOG - Concluiu o Setor".

O Ofício sempre segue para a Assinatura

Diferente de outras etapas, o Ofício não abre a janela Executar Andamento ao concluir: o destino é sempre a Assinatura, qualquer que seja a ordem configurada no fluxo. Se precisar mandar o protocolo para outro setor, use o menu de três pontos → Andamento Alternativo.

Esta tela não tem selagem nem DAJE: a resposta segue para assinatura do oficial.

Enviar a resposta por e-mail

Quando o cartório envia a nota devolutiva por e-mail de forma manual, e o modelo escolhido prevê envio de e-mail, aparece a caixa Enviar e-mail no rodapé. Com ela marcada, o Concluir abre a janela de e-mail com o texto e a assinatura anexados. Ao enviar, o histórico registra o andamento com o prefixo "Email enviado pelo sistema - ".

Quando o cartório configurou o envio automático, não há caixa de marcação: ao concluir, o sistema já envia a notificação para o e-mail do destinatário do ofício.