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Digitalização

A tela Digitalização é onde o cartório anexa ao protocolo as imagens do título apresentado (escritura, formal de partilha, mandado etc.). As imagens vêm do scanner da sua estação ou de arquivos PDF. Quando as imagens estão no protocolo, você encaminha o protocolo para o próximo setor do fluxo, que normalmente é a Verificação.

A mesma tela também serve para consultar imagens já digitalizadas de outros livros (matrícula, transcrição, registro auxiliar...), pelo número do livro.

Como chegar: no Painel de Tarefas, na coluna Digitalização, clique no cartão do protocolo. Na janela do protocolo, clique em EXECUTAR. A tela abre com o título "Protocolo Nº 000123: Digitalização". Se o protocolo tramita pelo setor de Notificação, o título fica "Protocolo Nº 000123: Notificação-Digitalização".

Veja também os casos de teste desta tela.

Quem pode usar​

O botão EXECUTAR aparece para usuárias do setor Digitalização (ou administradoras).

Antes de começar​

  • O protocolo precisa estar na etapa Digitalização.
  • A categoria do protocolo (Prenotado, Exame e Cálculo etc.) precisa ter um fluxo configurado em Fluxos de Protocolos. Sem fluxo, a tela avisa "Fluxo não configurado, por favor informar ao T.I".
  • A configuração geral do sistema precisa existir. Se não existir, a tela avisa "Nenhum configuração encontrada".
  • Para importar do scanner, os arquivos digitalizados precisam estar na pasta do scanner do seu usuário.

O que a tela mostra ao abrir​

A tela já abre com a Sessão e o Número preenchidos e busca as imagens do protocolo:

  • A sessão inicial depende da categoria do protocolo: Exame e Cálculo abre na sessão de Exame e Cálculo; Intimação abre na sessão de Intimação; as demais abrem na sessão Prenotado.
  • O número inicial é o número do protocolo.

As imagens aparecem em miniaturas (aba ARQUIVOS) e no visualizador ao lado.

Escolher sessão e número​

  1. Em Sessão, escolha a pasta das imagens: Prenotado, Matrícula, Transcrição, Registro Auxiliar etc.
  2. Em Número, informe o número do documento. Aperte Enter para buscar.
  3. Se precisar, preencha Comp. L (complemento do livro) e Comp. F. (complemento da folha). Na sessão Documento Arquivado, o campo se chama Complemento e não há Comp. F..
  4. Clique na lupa (Buscar Imagens).

Ao escolher uma sessão de livro (Matrícula, Transcrição, Ficha Auxiliar ou Registro Auxiliar), se o primeiro livro do protocolo for desse tipo, o número já vem preenchido e a busca é feita.

As setas Documento Anterior e Próximo Documento passam para o número anterior ou seguinte:

  • Sem número, aparece "Informe o número do documento!".
  • Com número inválido, aparece "Informe um número válido!".
  • Antes do número 1, aparece "O valor anterior é um valor inválido!".

Importar do scanner​

  1. Com a sessão e o número escolhidos, clique no botão do scanner (Importar do Scanner).
  2. O sistema confere a pasta do scanner e pergunta "Existem 2 página(s) para digitalização, confirma a digitalização destes arquivos?".
  3. Clique em Sim. As páginas passam para o protocolo e aparecem na tela depois de um instante.

Se a pasta estiver vazia, aparece "Por favor, verifique se existem arquivos digitalizados no diretório de digitalização!".

O botão fica desabilitado enquanto não houver sessão e número (ou quantidade, no lote).

Importar em lote​

Use o lote para importar vários documentos seguidos de uma vez.

  1. Marque a caixa LOTE (dica: "Importar arquivos da pasta do Scanner em Lote").
  2. Informe a Quantidade de documentos e o Nº Doc. Inicial. A tela calcula o Nº Doc. Final (inicial + quantidade − 1).
  3. Clique em Importar do Scanner e confirme com Sim.
A quantidade precisa bater com a pasta

Se a quantidade for diferente do número de arquivos na pasta, nada é importado e aparece: "A quantidade inserida é diferente da quantidade de arquivos existentes no diretório de digitalização! Existem 3 arquivos a serem digitalizados."

Enviar PDF​

  1. Informe a sessão e o número.
  2. Clique no botão de PDF (Fazer upload direto do PDF) e escolha um ou mais arquivos PDF.
  3. Aparece "Sucesso!" com o texto "Os arquivos foram enviados e estão sendo digitalizados. Em instantes estarão disponíveis para visualização!". A tela recarrega as imagens.
  • Se algum arquivo não for PDF, aparece "Só são aceitos documentos PDF!" e nada é enviado.
  • Sem número, o campo Número fica marcado como obrigatório.
  • Marque Manter Nome Original para o PDF entrar com o nome do arquivo. Essa caixa não aparece no modo lote.

Ver, inserir e remover páginas​

  • Ver as páginas: clique na miniatura, na aba ARQUIVOS. Clique no ícone de um PDF para abri-lo no visualizador. A aba ANEXOS lista os PDFs anexos do protocolo, só para consulta.
  • Adicionar Folha: leva as páginas do scanner para uma posição do arquivo, depois da confirmação "Existem 2 página(s) para digitalização, deseja adicionar na posição 3 do arquivo?".
  • Deletar Folha: remove uma página, depois da confirmação "Deseja remover a página 2 do arquivo?" (SIM, REMOVER ou CANCELAR).
  • Remover arquivo digitalizado (lixeira da miniatura): apaga todas as páginas do arquivo, depois da confirmação "Deseja remover todas as páginas do arquivo?".
  • Remover arquivo PDF (lixeira do PDF): apaga o PDF, depois da confirmação "Deseja remover o arquivo" seguida do nome do arquivo.

Se o protocolo tiver um protocolo anterior ou posterior vinculado, o número dele aparece junto das miniaturas ("Digitalização do protocolo anterior/posterior vinculado"). Ao remover uma página, o sistema acerta a numeração do vínculo.

Imagens em processamento​

Logo depois de importar, as imagens podem levar um tempo para ficar prontas. A tela mostra "Imagens em processamento: 1 de 3" e "Existem imagens sendo processadas, por favor aguarde ou atualize clicando abaixo.". Clique em Recarregar imagens para atualizar.

Se a conversão falhar, aparece "Houve algum erro na conversão de Imagens, por favor, entre em contato com o suporte Técnico.".

Outras ferramentas do visualizador​

  • Botões de zoom (- e +) e Expandir/Recolher, para aproveitar melhor a tela.
  • Faixa amarela da matrícula: clique para ver os protocolos abertos que usam aquele livro ("Protocolos em aberto" com a lista, ou "Não existem Protocolos em aberto").
  • Observações do livro: se a matrícula tiver observações cadastradas, a janela de observações abre sozinha.

Concluir e encaminhar​

Quando terminar, clique em Próximo, no rodapé.

  1. O sistema registra no histórico "LOG - Concluiu o Setor".
  2. Abre a janela Executar Andamento, já com o tipo Encaminhado Para e o setor de destino preenchido com o setor seguinte à Digitalização no fluxo da categoria (normalmente Verificação).
  3. Confira e clique em Enviar.

O protocolo sai da coluna Digitalização e vai para a coluna do setor escolhido, com o status definido pelo andamento (normalmente Ativo). No histórico aparece "Encaminhado Para Verificação" (ou o setor escolhido).

O funcionamento da janela está em Encaminhar o protocolo.

A tela não exige imagem para concluir

Você pode encaminhar o protocolo mesmo sem nenhuma imagem anexada. Confira as imagens antes de clicar em Próximo.

Outras ações​

  • Lembretes (sino): abre os lembretes do protocolo. O número no sino mostra quantos existem ("+10" acima de nove).
  • Menu de três pontos: Ver Detalhes (abre o Gerenciamento de Protocolo) e Andamento Alternativo (abre a janela Executar Andamento sem sugestão, para mandar o protocolo para qualquer setor).
  • Voltar: volta ao Painel de Tarefas com a janela do protocolo aberta.

Esses elementos são comuns a todas as telas de etapa e estão detalhados em Encaminhar o protocolo.