Como o protocolo anda
Depois que o pedido entra pela Recepção, o protocolo percorre os setores do cartório até ser entregue ao cliente: Digitalização, Verificação, Contraditório, Registro, Assinatura e Atendimento, entre outros. Cada setor é uma coluna do Painel de Tarefas, e o protocolo muda de coluna sempre que alguém registra um andamento. Esta página explica esse caminho: o que são colunas, status e andamentos, em que ordem os setores aparecem para cada tipo de pedido, como funciona a exigência com reentrada e o que acontece quando o prazo da prenotação vence.
Para o funcionamento da janela que muda o protocolo de setor, veja Encaminhar o protocolo.
Colunas, status e andamentos
Colunas (setores)
O Painel de Tarefas (a primeira tela depois do login) mostra uma coluna para cada setor:
- Atendimento
- Busca
- Certidão
- Digitalização
- Verificação
- Contraditório
- Registro
- Assinatura
- Notificação
- Arquivo
O nome e a ordem das colunas são definidos pelo cartório nas configurações gerais. Por isso, uma coluna pode aparecer com outro nome no seu cartório (o Contraditório, por exemplo).
Administradoras veem todas as colunas. As demais usuárias veem só as colunas dos setores a que pertencem.
Quando o protocolo foi aberto com a opção Notificação marcada no pedido, ele aparece também na coluna Notificação, com a indicação do setor em que está de fato (por exemplo, "Notificação-Verificação"). Ele sai da coluna Notificação quando chega à Assinatura ou ao Arquivo.
Status
O status é a situação do protocolo dentro do setor. Ele aparece no cartão e no protocolo aberto.
| Status | Quando aparece | Botão que aparece no protocolo (no Atendimento) |
|---|---|---|
| Ativo | Pronto para ser atendido no próximo setor. | nenhum |
| Em Execução | Nota, certidão ou registro em andamento (por exemplo, protocolo com outros atos ainda por fazer). | nenhum |
| Comunicação Pendente | Título inapto: o cliente precisa ser comunicado. | Comunicar |
| Aguardando Reentrada | O título está com o cliente para correção. | Reentrada |
| Aguardando Pagamento | Custas a pagar. | Pagamento Confirmado |
| Em Diligência | Diligência pedida ao oficial notificador. | Diligência Concluída |
| Aguardando Retirada | Documentação pronta ou inapta, esperando o cliente retirar. | Retirado |
| Com Pendência | A conferência do Registro encontrou um problema, ou a busca precisa de dados do cliente. | nenhum |
| Em Checagem | Registro aguardando a conferência de outra pessoa do setor. | Concluir checagem e Recusar checagem |
| Checado | Conferência aprovada, pronto para selar. | SELAR LIVROS |
| Executado | Atos selados; volta da Assinatura. | nenhum |
| Expirado | O prazo da prenotação venceu. | EXECUTAR (para selar a nota de devolução) |
| Pré Edital, Edital, Aguardando Solicitação, Purga | Situações da intimação (veja abaixo). | Enviado na Plataforma, Edital Publicado, Solicitação Recebida, Prazo Decorrido |
| Pausado, Pago, Atualizar Imagem, Arquivar | Situações especiais (solicitação interna, custas pagas, imagem da matrícula a atualizar, arquivo). | varia |
| Cancelado, Finalizado | Fim do protocolo. | nenhum |
Andamentos
Cada movimentação fica registrada no histórico do protocolo como um andamento: "Recepção de Título", "Encaminhado Para Verificação", "Reentrada de Título Dentro do Prazo Legal" e assim por diante. O cartório cadastra os tipos de andamento, e cada tipo já traz o setor de destino, o status novo e um texto padrão.
Muitos andamentos começam com uma sigla do setor que agiu, por exemplo "Atd" (Atendimento), "Vrf" (Verificação), "Bus" (Busca), "Reg" (Registro), "Ass" (Assinatura), "Not" (Notificação), "ARQ" (Arquivo) e "Int" (Intimação).
Tipo de pedido e fluxo
No Novo Pedido, a Recepção escolhe o Tipo de Pedido:
- Busca: por pessoa física, por pessoa jurídica ou por endereço.
- Certidão: os tipos são cadastrados pelo cartório (em geral, inteiro teor, ônus reais e outros).
- Protocolo: o título a registrar ou averbar. Nesse caso escolhe-se também o Tipo de Protocolo: Prenotado, Indisponibilidade, Exame e Cálculo, Intimação, Ofício, Monitoramento e outros que o cartório cadastrar.
Cada Tipo de Protocolo tem um fluxo: a lista, em ordem, dos setores por onde ele passa. O fluxo é configurado pelo cartório em Configurações e é ele que define qual é o próximo setor quando uma etapa termina. Se o Tipo de Protocolo não tiver fluxo configurado, a tela da etapa avisa: "Fluxo não configurado, por favor informar ao T.I".
Busca e Certidão não usam fluxo: ao terminar, vão sempre para a Assinatura.
Como o protocolo passa de etapa em etapa
- Novo Pedido. Ao gerar o protocolo, abre a janela Executar Andamento já com o andamento "Recepção de Título" e o primeiro setor sugerido:
- Protocolo vai para a Digitalização (o Tipo de Protocolo Intimação vai direto para a Verificação);
- Certidão vai para a coluna Certidão;
- Busca vai para a coluna Busca.
- Abrir o trabalho. No Painel de Tarefas, a usuária do setor clica no cartão do protocolo e, no protocolo aberto, em EXECUTAR. O sistema abre a tela certa para o setor e o tipo de pedido (tabela abaixo). O botão EXECUTAR aparece para administradoras e para quem pertence ao setor da coluna.
- Fazer a etapa. Cada tela tem seus passos: digitalizar o título, qualificar, conferir partes e imóveis, lavrar o ato, emitir a certidão.
- Concluir. Ao concluir a etapa, abre a janela Executar Andamento com o andamento "Encaminhado Para" e o próximo setor do fluxo já sugeridos. A usuária confere, troca o setor se precisar, e clica em Enviar. O cartão vai para a nova coluna.
- Exceções: Busca, Certidões e Ofício encaminham direto para a Assinatura, sem abrir a janela. A Verificação de Exame e Cálculo e de Monitoramento decide o destino sozinha.
- Fora do fluxo. Em qualquer tela de etapa, o menu de três pontos tem Andamento Alternativo, que permite mandar o protocolo para qualquer setor, com qualquer andamento.
- Assinatura. Na coluna Assinatura, o protocolo é assinado e encaminhado (normalmente para o Atendimento) com o status Executado e o andamento "Ass-R - Assinado - Enc Atendimento".
- Entrega. No Atendimento, o título é entregue ao cliente e o protocolo é finalizado.
Qual tela abre ao clicar em EXECUTAR
| Coluna | Tipo de pedido | Tela que abre |
|---|---|---|
| Busca | Busca | Busca |
| Certidão | Certidão | O sistema pergunta "Selecione o tipo de certidão": Digitada abre a Certidão digitada e Imagem abre a Certidão por imagem. Antes, exige DAJE pago ou isento no ato. |
| Digitalização | qualquer | Digitalização |
| Verificação | Prenotado ou Indisponibilidade | Verificação de prenotado |
| Verificação | Ofício | Ofício |
| Verificação | Intimação | Intimação |
| Verificação | Exame e Cálculo, Monitoramento e outros | Verificação (Exame e Cálculo, Monitoramento e outras) |
| Contraditório | Protocolo | Contraditório |
| Registro | Protocolo | Registro, um ato por vez (ícone de executar na tabela de atos). Com o status Checado, o botão SELAR LIVROS abre o Registro no modo de selagem. |
Alguns protocolos guardam uma "etapa interna" diferente da coluna (por exemplo, uma Indisponibilidade assinada que volta para a Digitalização). Nesse caso, ao clicar em EXECUTAR na coluna, abre a tela do setor daquela coluna.
Ordem dos setores por tipo de pedido
Esta é a ordem padrão. Se o cartório reordenou os setores no fluxo do Tipo de Protocolo, vale a ordem configurada.
| Tipo de pedido | Setores, em ordem | Quem decide o próximo setor | Onde termina |
|---|---|---|---|
| Busca (pessoa ou endereço) | Busca, Assinatura, Atendimento | Fixo: a Busca manda para a Assinatura | Atendimento, com Finalizar (ou Arquivo) |
| Certidão | Certidão (digitada ou por imagem), Assinatura, Atendimento | Fixo: a Certidão manda para a Assinatura | Atendimento |
| Protocolo, Prenotado (compra e venda, hipoteca, averbações...) | Digitalização, Verificação de prenotado, Contraditório, Registro (Em Checagem, Checado, selagem), Assinatura, Atendimento | O fluxo, sugerido na janela Executar Andamento | Atendimento |
| Protocolo, Indisponibilidade | Igual ao Prenotado. Na assinatura, o destino padrão é a Digitalização. | O fluxo | Atendimento |
| Protocolo, Exame e Cálculo (análise sem registrar) | Digitalização, Verificação, Atendimento (com a nota de exame e cálculo) | A Verificação manda sempre para o Atendimento | Atendimento |
| Protocolo, Monitoramento | Digitalização, Verificação, Arquivo | A Verificação finaliza e manda para o Arquivo | Arquivo |
| Protocolo, Ofício | Digitalização, Verificação (tela Ofício), Assinatura, Atendimento | Fixo: o Ofício manda para a Assinatura | Atendimento |
| Protocolo, Intimação | Verificação (tela Intimação), Notificação ou Atendimento (andamento "Comunicar Apresentante"), diligência, edital ou purga pelos status do Atendimento, Assinatura | A janela Executar Andamento | Atendimento ou Arquivo |
Os status da intimação no Atendimento
Depois da tela Intimação, o protocolo acompanha a diligência pelos status do Atendimento. Em geral:
- Em Diligência: diligência com o oficial notificador. Botão Diligência Concluída.
- Purga: aguardando o prazo para purgar a mora. Botão Prazo Decorrido; andamento sugerido "Diligência Positiva Comunicada".
- Aguardando Solicitação: aguardando o pedido do credor para publicar o edital. Botão Solicitação Recebida; andamento sugerido "Diligência Negativa Comunicada".
- Pré Edital: aguardando a publicação do edital. Botão Enviado na Plataforma.
- Edital: aguardando o prazo do edital. Botão Edital Publicado.
Exigência, devolução e reentrada
Quando o título não pode ser registrado como está, o cartório emite uma nota (de exigência ou de devolução) e o protocolo volta ao Atendimento para o cliente ser comunicado.
O ciclo de exigência com reentrada
- Na Verificação, o livro é marcado como Inapto e a nota devolutiva é salva e impressa. Cada nota tem número e versões.
- Ao concluir, o protocolo vai para o Atendimento (ou Notificação) com o status Comunicação Pendente. No histórico fica um andamento do tipo "Vrf-V - Protocolo Nº 000123: Verificação - Enc Comunicação".
- No Atendimento, a usuária comunica o cliente e clica em Comunicar. O status passa a Aguardando Reentrada e o sistema grava a data de saída do título.
- O cliente corrige o que foi pedido e reapresenta o título.
- A usuária clica em Reentrada. Abre a janela Executar Andamento com o andamento "Reentrada de Título Dentro do Prazo Legal" e o destino Digitalização. Se o protocolo veio de plataforma eletrônica, o andamento é "Not - Retornando da Plataforma de Origem".
- O protocolo refaz o caminho: Digitalização, Verificação e assim por diante. O número do protocolo e a prenotação continuam os mesmos, e a nota devolutiva ganha uma nova versão.
Onde nascem as exigências
| Onde | O que é emitido | Para onde vai o protocolo | Como volta |
|---|---|---|---|
| Verificação, título inapto | Nota devolutiva (numerada, com versões) | Atendimento, status Comunicação Pendente | Comunicar, depois Reentrada (ciclo acima) |
| Verificação de prenotado, apto ou inapto | Nota de exigência ou de devolução, salva e impressa | O setor escolhido na janela Executar Andamento (normalmente Contraditório se apto, Atendimento se inapto) | Igual ao ciclo acima |
| Busca, botão Notificar | Nota de esclarecimento | Atendimento, status Com Pendência | O Atendimento completa os dados e devolve para a Busca |
| Intimação, livro ou modelo inapto | Nota de devolução | Status Comunicação Pendente na hora; destino escolhido na janela Executar Andamento | Comunicação ao apresentante |
| Ofício, resposta inapta | Motivo de devolução e ofício-resposta (nota numerada) | Assinatura | não volta |
| Registro, conferência recusada | nenhum documento | Continua no Registro, status Com Pendência (andamento "Correção Necessária") | A escrevente corrige e reenvia para conferência |
Nenhuma tela de etapa altera o prazo da prenotação. A reentrada "dentro do prazo legal" segue com o mesmo protocolo. Se o prazo vencer antes da reentrada, vale a expiração explicada a seguir. Os modelos de nota normalmente citam o art. 205 da Lei 6.015/73 e o reingresso com novo DAJE de prenotação.
Prazos da prenotação
Datas calculadas no Novo Pedido
Ao abrir um protocolo, o sistema calcula duas datas a partir do Tipo de Protocolo escolhido:
- Previsão: hoje mais os dias de validade do tipo.
- Expiração: hoje mais os dias de expiração do tipo, às 20:59.
Os dias são úteis, descontando os feriados cadastrados, a menos que o tipo esteja configurado para dias corridos. O padrão é 20 dias. O texto padrão cita o art. 188 da Lei 6.015/73 ("registro, dentro do prazo de 20 (vinte) dias úteis").
No Gerenciamento de Protocolo, quem tem permissão pode estender o prazo pelo número de dias configurado no tipo, ou marcar o protocolo para não expirar.
Expiração automática
Todos os dias, o sistema roda uma rotina que expira as prenotações vencidas. Ela não roda em feriado cadastrado. Um protocolo expira quando todas estas condições valem ao mesmo tempo:
- é um Protocolo (prenotado) de um Tipo de Protocolo que expira;
- a data de expiração é hoje ou já passou;
- não está cancelado;
- não está na Assinatura, não foi assinado e não foi marcado para não expirar;
- não tem data de registro e nenhum ato selado ou registrado.
O protocolo expirado vai para a coluna Verificação com o status Expirado. No histórico aparece o andamento "Expiração automática de protocolo prenotado" (no Monitoramento, "...de Monitoramento"), feito pelo usuário SISTEMA.
Também é possível expirar à mão, escolhendo o andamento "Expiração de protocolo prenotado" na janela Executar Andamento ou no Gerenciamento de Protocolo. O resultado é o mesmo: coluna Verificação, status Expirado.
Depois de expirado: nota de devolução por decurso de prazo
- No protocolo aberto, o botão EXECUTAR passa a servir para selar a nota de devolução (ao passar o mouse: "Selar Nota de devolução"). Ele só aparece para quem tem, no perfil de acesso, a permissão para selar nota devolutiva de protocolo prenotado expirado.
- A tela de Verificação abre direto no passo da nota. A usuária consome o selo da nota devolutiva: o protocolo vai para o Atendimento com o status Cancelado (andamento "Cancelado por decurso de prazo - Nota Devolutiva selada").
- Em seguida, envia o teor ao TJBA: o status passa a Finalizado (andamento "Envio de Teor - Nota Devolutiva selada").
Um protocolo expirado que ainda esteja no Atendimento mostra a dica "Encaminhar para a Verificação para Selar Ato" no botão de encaminhar.
Para voltar a registrar, normalmente o cliente faz um novo pedido, com novo DAJE de prenotação.
A rotina roda no servidor, uma vez por dia. Em testes, peça ao time para preparar um protocolo com a data de expiração no passado e rodar a rotina, ou use o andamento manual "Expiração de protocolo prenotado".
Casos de teste
Veja os casos de teste do fluxo.