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Como acompanhar e finalizar um protocolo

Depois que o protocolo é aberto na Recepção, ele passa por vários setores até ser entregue ao cliente ou arquivado. Este tutorial mostra como acompanhar esse caminho: achar o protocolo no Painel de Tarefas, ver onde ele está e quem mexeu por último, encaminhá-lo, conferir o histórico e o prazo no Gerenciamento do Protocolo e, no fim, finalizá-lo e confirmar que ele saiu do Painel como finalizado.

O que você vai precisar​

  • Um protocolo prenotado já aberto. Neste tutorial usamos o protocolo fictício 000123, com a matrícula 12.345 e a apresentante Maria Exemplo da Silva. Se ainda não tem um, siga antes Como abrir seu primeiro protocolo.
  • Um perfil de acesso com as permissões para visualizar andamentos do protocolo (aba Histórico), para finalizar protocolo prenotado e, se quiser usar o Estender, para estender a validade do protocolo prenotado.
  • Para abrir o Gerenciamento pela pesquisa, a permissão para listar protocolos (cartão Protocolos da Pesquisa Geral).

Passo 1 — Ache o protocolo no Painel de Tarefas​

  1. Na barra lateral, clique em Painel de Tarefas. Cada coluna é um setor do cartório, e cada cartão é um protocolo.
  2. No topo, no campo Número Protocolo, digite 123 e tecle Enter (ou clique na lupa). Não precisa dos zeros à esquerda: se o número exato não for achado, o sistema tenta de novo com 6 dígitos (000123).
  3. O Painel passa a mostrar só o cartão do protocolo 000123, na coluna do setor em que ele está agora. Essa coluna já responde "onde está o protocolo".
Só os meus

O botão Meus, no topo do Painel, mostra só os protocolos cujo último andamento foi destinado a você. Volte para Todos para ver o cartório inteiro.

Se o número não existir, aparece "Protocolo não encontrado!", com o botão Refazer Pesquisa. Detalhes em Painel de Tarefas.

Passo 2 — Abra a janela do protocolo e leia os Dados de Andamento​

  1. Clique no cartão. Abre a janela Protocolo Nº 000123, com o nome do setor no título e a etiqueta de status.
  2. Na seção Dados de Andamento, confira:
    • Realizado por: quem registrou o último andamento.
    • Destinado à: o colaborador para quem o protocolo foi encaminhado, se houver.
    • Último Setor: o setor do último andamento.
    • Último Andamento: o texto do andamento (ex.: "Encaminhado Para Verificação").
    • Esclarecimentos: as observações escritas por quem encaminhou.
  3. Role a janela para conferir Dados da Prenotação (a matrícula 12.345 deve aparecer na lista de livros), Dados do Protocolo, Dados do Título e Dados do Apresentante.

Detalhes de cada seção em Janela do protocolo.

Passo 3 — Encaminhe o protocolo​

O botão certo depende do setor:

  • Nos setores de trabalho (Digitalização, Verificação, Contraditório), o botão EXECUTAR leva para a tela da etapa. Ao terminar o trabalho ali, o próprio sistema pede o andamento.
  • Para mandar o protocolo a outro setor fora da sequência, use o Andamento Alternativo.

Para usar o Andamento Alternativo:

  1. Na janela do protocolo, clique nos três pontos (dica "Mais opções") e escolha Andamento Alternativo.
  2. Na janela Executar Andamento, escolha o TIPO ANDAMENTO (ex.: "Encaminhado Para Verificação"). O sistema avisa para qual status o protocolo vai mudar e já sugere o setor.
  3. Confira o SETOR DE DESTINO e, se quiser, escolha um COLABORADOR.
  4. Escreva em Esclarecimentos necessários o que o próximo setor precisa saber.
  5. Clique em Enviar. Aparece "Sucesso!" / "Andamento de Protocolo concluído" e o Painel recarrega.

Passo 4 — Veja onde o protocolo está agora​

  1. Busque de novo o número 123 no campo Número Protocolo.
  2. O cartão agora aparece na coluna do setor de destino, e a janela mostra em Dados de Andamento o andamento que você acabou de registrar.

Passo 5 — Abra o Gerenciamento do Protocolo​

Para ver o protocolo por inteiro, abra a ficha completa. Há dois caminhos:

  • Pelo Painel: na janela do protocolo, clique nos três pontos e escolha Ver Detalhes.
  • Pela pesquisa: na barra lateral, clique na lupa Pesquisa Geral e no cartão Protocolos. Em Nº Protocolo, digite 000123 e clique em Pesquisar. Na linha do resultado, clique no ícone de abrir em nova aba (dica "Detalhes do protocolo").

No Gerenciamento, logo abaixo das abas, confira a etiqueta de status e a faixa ETAPAS: as etapas já percorridas ficam em verde e a etapa atual, em laranja.

Passo 6 — Confira o histórico​

  1. Clique na aba Histórico.
  2. Em Tipo, escolha ANDAMENTOS para esconder os registros automáticos do sistema.
  3. Cada linha mostra Setor, Status, Usuário, Tipo Andamento, Data, Tempo Andamento e Esclarecimentos. O andamento do Passo 3 deve estar na lista, com o seu nome.

Para guardar uma cópia, clique em Exportar (dica "Exportar em CSV").

Passo 7 — Confira o prazo de expiração​

  1. Volte para a aba Resumo e, em Dados Básicos, veja a Dt. Expiração: é a data em que a prenotação vence se o protocolo não for concluído.
  2. Se o prazo precisar ser estendido, passe o mouse sobre o botão Estender para ver quantos dias úteis serão somados (ex.: "Estender prazo em 30 dias úteis.") e clique. A nova data é calculada em dias úteis, sem contar os feriados cadastrados, e o Histórico registra "Prazo estendido".
  3. Se o protocolo não deve expirar de jeito nenhum (por exemplo, por decisão judicial), marque Não Expirar. A mudança é gravada na hora.
Protocolo expirado

Quando o prazo vence, uma rotina automática marca o protocolo como Prenotado Expirado. Para desfazer, abra a aba Histórico e use Estornar Expiração do protocolo no andamento de expiração. Veja Gerenciamento do Protocolo.

Passo 8 — Finalize o protocolo​

Quando o trabalho termina (título registrado, assinado e pronto para entrega), o protocolo é finalizado. Escolha um dos dois caminhos.

Pelo Painel de Tarefas, no Atendimento​

O botão Finalizar aparece na janela do protocolo quando ele está na coluna Atendimento, já assinado e Executado (ou na coluna Arquivo, já assinado).

  1. Abra a janela do protocolo e clique em Finalizar (dica "Finalizar Protocolo"; no Arquivo, "Arquivar e Finalizar Protocolo").
  2. O sistema pergunta "Deseja finalizar o protocolo?", com o aviso "Ao finalizar o protocolo 000123, ele sairá do painel de tarefas".
  3. Clique em CONFIRMAR. Aparece "O ato foi finalizado para o cliente", com a data em que o protocolo foi encerrado. Clique em OK.

Pelo Gerenciamento do Protocolo​

  1. Na aba Resumo, clique no ícone Finalizar Protocolo (visto dentro de um círculo) na barra de ferramentas.
  2. O sistema pergunta "Deseja finalizar o protocolo?", com o aviso "O status será alterado para finalizado". Confirme.
  3. O status passa a Finalizado, a Dt. Finalizado é preenchida e o Histórico registra "Finalização do Protocolo". Se o cartório configurou o envio manual do e-mail de finalização, abre a janela Envio de E-mail com o e-mail da apresentante.
Alterações pendentes

Ao finalizar pelo Gerenciamento, o que você tinha alterado na aba Resumo e ainda não tinha salvado também é gravado, com as mesmas conferências do Salvar Alterações.

Se o ícone estiver desabilitado, passe o mouse sobre ele: a dica diz se o protocolo já está finalizado ou se falta a permissão para finalizar protocolo prenotado.

O que conferir no fim​

  1. Volte ao Painel de Tarefas. O cartão do protocolo 000123 não aparece mais em nenhuma coluna.
  2. No campo Número Protocolo, digite 123 e tecle Enter.
  3. Abre a janela Finalizados/Cancelados, com o protocolo na lista: Tipo PRENOTADO, Número 000123 e Status FINALIZADO.
  4. Clique no botão de abrir (dica "Detalhes do Protocolo"). No Gerenciamento, confira a etiqueta Finalizado, a Dt. Finalizado preenchida e, na aba Histórico, o andamento de finalização com o seu nome.

Próximos passos​

  • Finalizou por engano? No Gerenciamento, o ícone Reativar Protocolo devolve o protocolo ao status Ativo, na etapa Atendimento (exige a permissão para reativar protocolo).
  • Se o cliente levou o título com exigência, use Devolver Protocolo ao cliente e, quando ele voltar, Dar reentrada do Protocolo ao cartório. Esses botões gravam os textos de andamento que o ONR reconhece. O caminho completo está no tutorial Exigência e reentrada.
  • Para todos os botões, abas e regras, consulte Gerenciamento do Protocolo, Painel de Tarefas e Janela do protocolo.